Депозиты клиентов — Paloma365 Classic (касса для Windows)

Эта статья про Paloma365 Classic — программу-кассу для Windows. Депозит — это предоплаченный баланс клиента: гость вносит деньги заранее, а потом расплачивается ими на кассе. Здесь описано, как пополнить депозит, принять оплату с депозита и снять (вернуть) деньги с баланса.

Обзор

Депозиты работают, когда для торговой точки включена депозитная (накопительная) система и настроен вид оплаты «депозит» — это делает администратор в личном кабинете. Клиент должен участвовать в депозитной системе, то есть входить в дисконтную программу с депозитом — см. Клиенты и скидки.

Баланс депозита хранится в облаке, поэтому для операций нужен интернет: без сети касса покажет «Отсутсвует интернет соединение...». Отдельный офлайн-режим депозитов включается администратором: с ним окно депозитов открывается и без сети, остаток берётся из локальных данных кассы, а операция сохраняется локально и уходит в личный кабинет при синхронизации.

Остаток, который касса показывает в окнах депозита, берётся из локальных данных кассы, синхронизированных с облаком, — а не запрашивается из облака при каждом показе. Поэтому сразу после пополнения или снятия касса может ещё некоторое время показывать прежний остаток — актуальная цифра появится после ближайшей синхронизации.

Пополнение и снятие выполняются в окне «Кассовые операции»: на экране кассы нажмите кнопку «Касса». Там находятся кнопки «Пополнение депозита» и «Снятие с депозита» (рядом с «Поступление в кассу» и «Расход из кассы»). Смена должна быть открыта — иначе появится сообщение «Смена не открыта».

Пополнение депозита

1. Откройте «Касса» → «Пополнение депозита». Если у сотрудника нет права на пополнение, касса запросит пароль торговой точки («Введите пароль для» «пополнения депозита»).
2. В окне «Пополнение депозита клиенту» выберите клиента: поле «Клиент:» открывает справочник, а поле «Поиск по коду клиента:» позволяет отсканировать карту клиента или ввести её код. Пока клиент не выбран, в поле показано «НЕ ВЫБРАНО».
3. Введите сумму в поле «Сумма:».
4. При необходимости отметьте «Создать документ-поступление» — касса дополнительно оформит документ поступления денег в кассу на эту сумму. Сначала откроется окно поступления денег: если его отменить, депозит клиенту не пополнится — отдельного предупреждения об этом касса не показывает.
5. Нажмите «Принять» и подтвердите операцию: «Вы уверены, что хотите начислить контрагенту» «Имя» «депозит, равный сумме» «Х»? При успехе появится сообщение «Депозит контрагента» «Имя», «успешно пополнен на сумму» «Х». Кнопка «Отмена» закрывает окно без изменений.

После успешной операции окно не закрывается: поля очищаются, и можно сразу обслужить следующего клиента. Закрывается окно кнопкой «Отмена».

Обратите внимание: при выборе клиента сканированием карты касса подставляет в поле «Сумма:» его текущий остаток депозита — в режиме пополнения замените эту цифру на вносимую сумму, иначе депозит пополнится ровно на величину остатка. Если карта не найдена, сообщения об ошибке нет — клиент останется «НЕ ВЫБРАНО», проверьте поле перед подтверждением. Поле «Сумма:» принимает только цифры; сумму с копейками можно ввести через экранную клавиатуру (кнопка рядом с полем, окно «Введите сумму») — при нечисловом вводе касса покажет «Проверьте введенные данные».

Оплата с депозита

В окне оплаты счёта нажмите кнопку «Депозитом» — она активна, только если к счёту привязан клиент. Подпись меняется на «На депозите:» и показывает остаток клиента; касса сама подставляет сумму оплаты в пределах этого остатка. Если депозита на весь счёт не хватает, остальное можно принять другим видом оплаты через смешанную оплату — подробно в статье Оплата заказа и типы оплат.

Возможные сообщения: «Клиент не участвует в депозитной системе...» и «У клиента нет денег на депозите».

Снятие (возврат) депозита

1. Откройте «Касса» → «Снятие с депозита». Без права на снятие касса запросит пароль точки («Введите пароль для» «снятия с депозита»).
2. Выберите клиента — вручную или по коду карты. Поле «Сумма:» автоматически заполнится текущим остатком депозита; при частичном снятии уменьшите сумму.
3. Нажмите «Принять» и подтвердите: «Вы уверены, что хотите изьять у контрагента» «Имя» «депозит, равный сумме» «Х»? При успехе касса сообщит: депозит «успешно изьят на сумму» «Х».

Снять больше, чем есть на балансе, нельзя: касса проверит сумму по последним известным ей данным и покажет «Сумма изьятия больше чем депозит клиента!».

Окна пополнения и снятия выглядят одинаково — различить их можно по галочке «Создать документ-поступление» (есть только при пополнении) и по тексту вопроса-подтверждения («начислить…» или «изьять…»). После успешного снятия окно тоже остаётся открытым для следующего клиента.

Частые проблемы

• «Ошибка проверки типа оплаты на роль депозита!» — вид оплаты, которым закрывают счёт, не совпал с тем, что настроен как депозитный. Проверьте настройку видов оплаты в личном кабинете или закройте счёт другим видом оплаты.
• «Не удалось получить остатки по депозитам...» — отчёт по кассе не смог загрузить остатки депозитов; повторите обновление отчёта. Сами депозиты клиентов при этом не меняются.
• «Ошибка выбора депозитной системы» — оплату депозитом выбрать не удалось, и касса вернула вид оплаты по умолчанию. Проверьте, участвует ли клиент в депозитной системе, и повторите выбор.
• «Клиент не участвует в депозитной системе...» — клиент не входит в дисконтную программу с депозитом. Настройте участие в личном кабинете — см. Клиенты и скидки.
• «У клиента нет денег на депозите» — баланс клиента нулевой; сначала пополните депозит.
• Кнопок депозита нет в «Кассовых операциях» — депозитная система выключена для этой торговой точки; включает администратор в личном кабинете.
• «Отсутсвует интернет соединение...» — баланс проверяется через облако; восстановите сеть и повторите операцию.
• «Не выбран контрагент» — перед подтверждением выберите клиента.
• «Проверьте начисляемую сумму» / «Проверьте изымаемую сумму» — сумма не указана или равна нулю.
• «Ошибка при пополнении депозита у контрагента» / «Ошибка при списании баланса у клиента...» — операция не прошла (чаще всего из-за связи). Проверьте интернет и остаток клиента, затем повторите.
• «Сумма изьятия больше чем депозит клиента!» — вы снимаете больше, чем числится на балансе по данным кассы. Уменьшите сумму; если уверены, что баланс больше, — выполните синхронизацию и повторите.
• «Недостаточно прав!» — право на пополнение или снятие депозита явно запрещено в карточке сотрудника; в этом случае пароль точки не предлагается — право включает администратор в личном кабинете. Пароль касса спрашивает только тогда, когда права сотрудника не настроены; если и пароль в личном кабинете не задан, операция откроется без запроса.

FAQ

Как узнать остаток депозита клиента?

В окне оплаты после нажатия «Депозитом» остаток показан в поле «На депозите:». Также в окне «Снятие с депозита» сумма подставляется автоматически — это и есть текущий баланс.

Почему касса просит пароль при пополнении или снятии?

У сотрудника не включено право на эту операцию, поэтому касса запрашивает пароль торговой точки (запрос «Введите пароль для пополнения депозита» или «Введите пароль для снятия с депозита» — это «пароль клиента» с вкладки «Пароли» торговой точки). Права и пароли настраивает администратор в личном кабинете. Если же право явно запрещено в карточке сотрудника, касса откажет сообщением «Недостаточно прав!» без запроса пароля.

Можно ли оплатить депозитом только часть счёта?

Да. Касса спишет не больше остатка на депозите, а разницу примите другим видом оплаты через смешанную оплату — см. Оплата заказа и типы оплат.

Работают ли депозиты без интернета?

По умолчанию нет — баланс хранится в облаке. Для работы без сети существует отдельный офлайн-режим депозитов, его включает администратор.