Отчёты на кассе: просмотр, печать, права — Paloma365 Classic (касса для Windows)

Справочник по отчётам, которые снимаются прямо на кассе Paloma365 Classic: итоговый отчёт, акты реализации, отказы, возвраты, клиенты, салон, материальная ведомость, остатки, отчёт по кассе и депозитам, а также окно предпросмотра, печатные формы, права и пароли.

Окно «Выберите отчет» (кнопка «Другие отчеты»)

• Где в интерфейсе: интерфейс «Кассир» или «Администратор зала» → экран кассы → кнопка «Другие отчеты» → окно «Выберите отчет» (блок «Отчёты»).
• Что внутри: «Отчет по отказам», «Отчет по возвратам», «Отчёт по маркированным товарам», «Акт реализации», «Расширенный акт реализации», «Отчет по клиентам», «Материальная ведомость», «Отчет по салону», «Остатки на складе»; блоки «Группировка» и «Сортировка»; кнопка «Закрыть» — выход без отчёта.
• Как настроить: набор кнопок зависит от настройки «Тип заведения» (см. отдельный раздел).
• Примечания: после выбора отчёта окно закрывается. В интерфейсе «Администратор зала» экран кассы урезан (нет «Открыть смену», «Закрыть смену», «X отчёт», «Оплата», «Касса», «Предоплата»), но «Другие отчеты», «Итоговый отчет» и «Z отчёт» остаются.

Отчёт по отказам

• Где в интерфейсе: «Другие отчеты» → «Отчет по отказам» → окно предпросмотра.
• Что показывает: отказанные позиции обычных счетов текущей смены (счета-возвраты не учитываются) — наименование, количество, цена, сумма; в шапке период смены и название торговой точки.
• Доступ: если у сотрудника есть запись прав на кассе, нужно право на отчёт по отказам (иначе «Недостаточно прав!»); если записи прав нет — отчёт открывается сразу. Пароль не запрашивается.
• Примечания: кнопка скрыта при «Тип заведения» = «Розничный магазин» или «Салон Красоты». Узкого варианта для 58-мм ленты у этой формы нет.

Отчёт по возвратам

• Где в интерфейсе: «Другие отчеты» → «Отчет по возвратам» → окно предпросмотра.
• Что показывает: товары из счетов-возвратов текущей смены: наименование с пометкой «(возврат)», количество, цена, сумма, скидка, обслуживание, плановая цена и сумма.
• Доступ: при наличии записи прав — право на отчёт по возвратам; пароль не запрашивается. Узкого 58-мм варианта нет.

Акт реализации

• Где в интерфейсе: «Другие отчеты» → «Акт реализации» → окно предпросмотра.
• Что показывает: проданные позиции за смену — наименование, ед. изм., количество, средняя цена, сумма; с группировкой «Без группировки» или «По подразделениям».
• Доступ: право на акт реализации; если записи прав нет — пароль «Акт реализации» торговой точки; если пароль не задан — открывается без пароля.
• Настройки печати: перед нажатием выбираются «Группировка», «Сортировка» и переключатель состава комбо. Внимание: переключатель работает наоборот своей надписи — по умолчанию на нём написано «Не печатать состав комбо», и именно в этом положении состав комбо печатается в скобках после наименования; в положении «Печатать состав комбо» состав не печатается.
• Примечания: при включённой 58-мм бумаге используется узкая печатная форма. Продажи и отказы одной позиции выводятся отдельными строками; скрываются только строки с итоговым количеством ровно 0.

Расширенный акт реализации

• Где в интерфейсе: «Другие отчеты» → «Расширенный акт реализации» → окно предпросмотра.
• Что показывает: то же, что акт реализации, плюс скидка, обслуживание, плановая (учётная) цена и сумма, прибыль.
• Доступ: те же право и пароль, что у «Акта реализации». Учитывает «Группировку», «Сортировку» и переключатель состава комбо.
• Примечания: узкого 58-мм варианта нет. Группировка в расширенном акте работает иначе, чем в обычном: при «Без группировки» одна и та же позиция может выводиться несколькими строками — по разным подразделениям печати; при «По подразделениям» строки позиции объединяются и попадают в одну из групп.

Группировка актов реализации: «Без группировки» / «По подразделениям»

• Где в интерфейсе: окно «Выберите отчет» → блок «Группировка».
• Как работает: по умолчанию выбрано «Без группировки»; выбор одного варианта снимает другой. Группировка идёт по подразделению печати позиции; позиции без подразделения попадают в группу «Без подразделения». Влияет только на «Акт реализации» и «Расширенный акт реализации».

Сортировка актов реализации

• Где в интерфейсе: окно «Выберите отчет» → блок «Сортировка» → «По наименованию» / «По количеству» / «По сумме».
• Как работает: по умолчанию «По наименованию»; «По количеству» и «По сумме» — по убыванию. Действует для обоих актов реализации.

Отчёт по клиенту

• Где в интерфейсе: «Другие отчеты» → «Отчет по клиентам» → окно выбора клиента → окно предпросмотра.
• Что показывает: «Депозит на начало смены», «Пополнено» (Кабинет / Касса), «Потрачено», «Изьято», «ИТОГО»; суммы по видам оплаты; список счетов клиента с позициями. Период в шапке — открытие и закрытие последней смены.
• Доступ: права и пароль не проверяются; нужно выбрать клиента. Данные берутся из базы кассы по последней смене.

История покупок клиента

• Где в интерфейсе: окно выбора клиента → кнопка «История покупок» → окно предпросмотра.
• Что показывает: счета клиента из облака (номер, сотрудник, дата закрытия, сумма, обслуживание, скидка, вид оплаты, позиции); в шапке — «Последние 10 счетов».
• Примечания: нужен интернет, без него — ошибка «Отсутствует интернет соединение». Для группы клиентов кнопка ничего не делает.

Отчёт по салону

• Где в интерфейсе: «Другие отчеты» → «Отчет по салону» → окно предпросмотра.
• Что показывает: по каждому сотруднику суммы услуг и товаров за смену и рассчитанную зарплату по процентам сотрудника (процент с услуг, с товаров, индивидуальные проценты по услугам — задаются в личном кабинете).
• Доступ: при наличии записи прав — право на отчёт по салону; пароль не запрашивается.
• Примечания: кнопка видна только при «Тип заведения» = «Не выбрано», «Салон Красоты» или «Розница». Узкого 58-мм варианта нет.

Материальная ведомость

• Где в интерфейсе: «Другие отчеты» → «Материальная ведомость» → окно «Материальная ведомость» → «Сформировать» → окно предпросмотра.
• Что показывает: движение товаров по складу торговой точки — остаток на начало, приход, расход, остаток на конец (количество и себестоимость); данные запрашиваются с сервера при нажатии «Сформировать».
• Доступ: право на материальную ведомость; если записи прав нет — пароль «Материальная ведомость». Если пароль не задан, отчёт недоступен: «Для просмотра отчета "материальная ведомость", необходимо установить пароль!», затем «Неверный пароль!» с подсказкой, где задать пароль.
• Примечания: в окне показывается «Дата актуальных данных по остаткам:». Кнопки «Обновить данные» в этом окне нет. Без интернета запрос не выполняется и печатаются ранее загруженные данные — сверяйте дату актуальности.

Материальная ведомость без цен и сумм

• Где в интерфейсе: окно «Материальная ведомость» → галочка «Без цен и сумм» → «Сформировать».
• Как работает: печатается отдельная форма только с количествами.

Окно «Остатки на складе»

• Где в интерфейсе: «Другие отчеты» → «Остатки на складе».
• Что внутри: таблица «Товар», «Кол-во.», «Критический минимум», «Разница», «Ед. изм.», «Пл. выручка»; поиск по полям «Наименование», «Артикул», «Штрихкод» (по Enter или автоматически через небольшую паузу); список «Выбранный склад».
• Доступ: право на остатки; если записи прав нет — пароль «Остатки на складе»; при незаданном пароле окно недоступно («Для просмотра отчета об "остатках", необходимо установить пароль!», затем «Неверный пароль!»).
• Откуда данные: остатки приходят фоновой синхронизацией только по складу торговой точки и только если в личном кабинете у торговой точки включено «Предупреждать об остатках в режиме продаж»; иначе таблица пуста.
• Примечания: при открытии окна строка «Дата актуальных данных по остаткам:» всегда показывает «НЕТ ДАННЫХ», даже если остатки загружены; настоящая дата появляется после нажатия «Обновить данные».

Галочка «Не показывать нулевые остатки»

• Где в интерфейсе: окно «Остатки на складе».
• Как работает: скрывает товары с нулевым остатком в таблице и в печатной форме. Состояние запоминается на кассе.

Галочка «Подсвечивать товары с критическим остатком»

• Где в интерфейсе: окно «Остатки на складе».
• Как работает: количество подсвечивается красным, если остаток не больше критического минимума товара («Критический минимум» в карточке товара в личном кабинете). Товары без критического минимума (0) не подсвечиваются. Подсветка только на экране, в печать не переносится. Состояние запоминается на кассе.

Печать отчёта «Остатки на складе»

• Где в интерфейсе: окно «Остатки на складе» → «Печать» → окно предпросмотра.
• Как работает: печатаются наименование, количество и склад по выбранному складу с учётом галочки «Не показывать нулевые остатки»; дата в шапке — текущая. Поисковый фильтр окна на печать не влияет.

Кнопка «Обновить данные» в окне остатков

• Как работает: сбрасывает поля поиска, перерисовывает таблицу и обновляет дату актуальности. Сама загрузка с сервера выполняется только фоновой синхронизацией — кнопка показывает то, что синхронизация уже принесла.

Итоговый отчёт по смене

• Где в интерфейсе: экран кассы → «Итоговый отчет» → окно предпросмотра. Доступен и в интерфейсе «Администратор зала».
• Что показывает: гостей, счета и позиции; отказы (количество, сумма, счета); перемещения и разблокировки счетов; выручку по видам оплаты, по сотрудникам, по подразделениям и по клиентам.
• Доступ: право на итоговый отчёт; если записи прав нет — пароль «Итоговый отчет»; если пароль не задан — без пароля.
• Примечания: данные — последняя смена торговой точки (или рабочего места при раздельных сменах), из базы кассы. При 58-мм бумаге — узкая форма. При ошибке — «Ошибка при печати отчёта».

Итоговый отчёт и вопрос «Хотите распечатать отчёты?» при закрытии смены

• Где: «Закрыть смену» на экране кассы или на розничной панели режима продаж.
• Как работает: если у сотрудника есть право или пароль на итоговый отчёт, после закрытия смены он сразу печатается на принтер «Принтер для печати счета об оплате и итогового отчета» без предпросмотра. Затем вопрос «Хотите распечатать отчёты?»: при «Да» открываются предпросмотры итогового отчёта и акта реализации (без группировки) — по правам на них; если прав нет — «Печать отчётов недоступна».
• Примечания: итоговый отчёт в предпросмотре после «Да» — это повторная копия: нажмёте «Печать» — он напечатается второй раз. Отдельной настройки для отключения автопечати нет. При включённых фискальном регистраторе и Z-отчёте при закрытии смены перед этим закрывается фискальная смена.

Отчёт по кассе («Отчет по деньгам»)

• Где в интерфейсе: экран кассы → «Касса» → окно «Кассовые операции» → «Отчет по кассе» → окно «Отчет по деньгам» → «Сформировать по кассе».
• Что показывает: остаток на начало, приход, расход, остаток на конец и продажи по статьям движения денег за смену.
• Условия: кнопка «Касса» есть только в интерфейсе «Кассир»; рабочему месту в личном кабинете должна быть назначена касса (иначе «"Денежный" модуль не включен!…»); при наличии записи прав — право на отчёт по кассе. По умолчанию данные запрашиваются с сервера, нужен интернет («Отсутсвует интернет соединение...») и синхронизированная смена.
• Несинхронизированные документы: если есть невыгруженные кассовые документы, касса предлагает синхронизацию («Необходимо выполнить синхронизацию для того чтобы отчет был корректным.»); при «Да» запускается синхронизация, и окно отчёта не открывается — нажмите кнопку ещё раз.
• Примечания: в окне — «Дата актуальных данных по кассе:»; кнопка «Отмена» закрывает окно, кнопки «Обновить данные» нет. Ошибки: «Смены не синхронизированны», «Не удалось получить остатки по кассе». При 58-мм бумаге — узкая форма.

Настройка «Кассовый отчет офлайн»

• Где в интерфейсе: Настройки → вкладка «Чеки и Отчеты» → раздел «Системное управление» → «Кассовый отчет офлайн».
• Как работает: по умолчанию выключена. Включённая — «Сформировать по кассе» считает суммы по данным кассы за текущую смену без обращения к серверу; при закрытии смены с инкассацией не требуется предварительно выгружать счета.
• Примечания: проверка интернета при нажатии «Отчет по кассе» в окне «Кассовые операции» остаётся (кроме аккаунтов с офлайн-режимом депозитов).

Отчёт по депозитам клиентов

• Где в интерфейсе: окно «Отчет по деньгам» → «Сформировать по депозитам» → окно предпросмотра.
• Условия: кнопка видна, только если у торговой точки в личном кабинете включено «Использовать депозитную систему».
• Как работает: обычно данные о пополнениях депозитов клиентов за смену запрашиваются с сервера. Если для аккаунта включён офлайн-режим депозитов, отчёт строится по данным кассы: депозит на начало смены, «Пополнено» (кабинет / это рабочее место / другие), «Потрачено», «Изьято», итог.
• Ошибки: «Нет данных по расходам депозитов за смену», «Не удалось получить остатки по депозитам». Есть обычная, узкая (58 мм) и офлайн-формы.

Кнопка «Отчет» в режиме продаж (розница)

• Где в интерфейсе: интерфейс «Режим продаж» при «Тип заведения» = «Розница» → нижняя панель → «Отчет» → окно с кнопками «Итоговый отчет», «X-Report», «Закрыть».
• Условия: кнопка «Отчет» активна только при открытой смене. «Итоговый отчет» — право или пароль итогового отчёта; «X-Report» активна только при подключённом фискальном регистраторе или онлайн-кассе и требует право на X-отчёт или пароль «X/Z Онлайн кассы».

Кнопки «X отчёт» и «Z отчёт» на экране кассы

• Где в интерфейсе: экран кассы → «X отчёт» / «Z отчёт».
• Условия: активны только при подключённом фискальном регистраторе или онлайн-кассе; «Z отчёт» — только для регистратора Штрих и онлайн-касс. Нужно право на X-отчёт или пароль «X/Z Онлайн кассы». Перед Z-отчётом — «Вы действительно хотите снять Z-отчет? Будет закрыта фискальная смена!». В интерфейсе «Администратор зала» кнопка «X отчёт» скрыта.
• Примечания: для онлайн-касс X/Z-отчёты печатаются отдельной формой (есть узкий 58-мм вариант). Подробности — в статьях о фискальных регистраторах.

История счёта

• Где в интерфейсе: экран кассы → выбрать счёт → «Опции» → окно «Работа со счетами» → «История счета».
• Что показывает: журнал по счёту с колонками «Товар», «Действие», «Дата», «Сотрудник»: позиции «в счете» и зафиксированные операции.
• Примечания: права не проверяются; только просмотр, печати нет. После открытия истории окно «Опции» закрывается.

Окно предпросмотра: принтер и страницы

• Где в интерфейсе: любой отчёт → окно предпросмотра → список принтеров → «Все страницы» / «Текущую стр.» / «Указанные стр.» → «Печать».
• Как работает: по умолчанию выбран принтер из настройки «Принтер для печати счета об оплате и итогового отчета», если он не задан или недоступен — принтер Windows по умолчанию; принтер можно сменить в окне. После печати окно закрывается, «Выход» — закрыть без печати.
• Примечания: в поле номеров страниц вводятся цифры, запятая и дефис (например, «1,2» или «1-3»). Системный диалог печати из предпросмотра не показывается.

Количество копий при печати из предпросмотра

• Где в интерфейсе: окно предпросмотра → «Количество» (или нажать на число копий) → «Укажите количество».
• Как работает: по умолчанию 1 копия; недопустимое значение сбрасывается на 1.

Экспорт отчёта в PDF

• Где в интерфейсе: окно предпросмотра → «Экспорт в PDF» → диалог сохранения.
• Примечания: в предпросмотре есть только экспорт в PDF, других форматов нет. Табличные выгрузки продаж берите в личном кабинете.

Масштаб и листание в предпросмотре

• Где в интерфейсе: окно предпросмотра → «Увеличить» / «Уменьшить» (шаг 15 %, текущий масштаб показан в процентах) и кнопки перехода по страницам.
• Примечания: кнопки перехода по страницам могут срабатывать не так, как ожидается (например, «на первую» переходит в конец) — ориентируйтесь на результат на экране.

Принтер для отчётов

• Где в интерфейсе: Настройки → вкладка «Чеки и Отчеты» → «Принтер для печати счета об оплате и итогового отчета».
• Как работает: выберите принтер из установленных в Windows («Обновить список принтеров» перечитывает список). Не задан или недоступен — используется принтер Windows по умолчанию. На этот принтер печатаются итоговый отчёт при закрытии смены и отчёты из предпросмотра по умолчанию.

Настройка «Использовать 58мм бумагу»

• Где в интерфейсе: Настройки → «Чеки и Отчеты» → «Системное управление» → «Использовать 58мм бумагу».
• Как работает: для отчётов с узкой формой печатается она: «Акт реализации», «Итоговый отчет», отчёт по кассе, отчёт по депозитам, X/Z онлайн-касс. У расширенного акта, отчётов по отказам, возвратам, салону, остаткам, клиентам и материальной ведомости узких форм нет. При редактировании шаблонов в этом режиме открывается узкий вариант, если он есть.

Редактирование шаблонов отчётов

• Где в интерфейсе: Настройки → «Чеки и Отчеты» → «Редактирование шаблонов печатных форм» → кнопка шаблона («Остатки на складе», «Итоговый отчет», «Материальная вед.», «Акт реализации», «Касса», «Салон», «X/Z Онлайн кассы» и др.).
• Как работает: нужен установленный модуль редактора отчётов; открывается внешний редактор шаблона.
• Примечания: после вызова любой кнопки окно настроек закрывается. Кнопки «Остатки на складе», «Материальная вед.», «Акт реализации», «Касса», «Салон», «Подзаказник», «Заявка на склад» при отсутствии шаблона просто молча закрывают настройки. Кнопки «Итоговый отчет», «X/Z Онлайн кассы» и шаблонов чеков при отсутствии шаблона сначала показывают «Ошибка открытия шаблона отчёта...», затем закрывают настройки. Если модуль редактора не установлен, любая кнопка просто закрывает настройки без сообщения.

Печатные формы отчётов в папке reports

• Где: папка программы → папка reports → файлы печатных форм всех отчётов (акт реализации, расширенный акт, клиенты, касса, депозиты, материальная ведомость с ценами и без, отказы, остатки, возвраты, салон, итоговый отчёт, X/Z онлайн-касс; у части есть 58-мм варианты).
• Если файла нет: отчёт не строится, появляется «Ошибка при печати отчёта» с текстом «Печатная форма недоступна: "...имя файла"».

Права и пароли на отчёты

• Где настраивается: личный кабинет → справочник «Права сотрудников для фронт-офиса» (права на итоговый отчёт, акт реализации, X-отчёт, отказы, возвраты, салон, отчёт по кассе, материальную ведомость, остатки); личный кабинет → «Торговые точки» → торговая точка → вкладка «Доступы» → поля «Пароль: Итоговый отчет», «Пароль: X-отчет», «Пароль: Акт реализации», «Пароль: Отчет остатков», «Пароль: Материальная ведомость». В подсказке на кассе эта вкладка называется «Пароли».
• Как работает: есть запись прав у сотрудника — право включено → отчёт открывается сразу, выключено → «Недостаточно прав!» (пароль не поможет). Записи прав нет → касса просит пароль («Введите пароль для …»), неверный → «Неверный пароль!». Для «Остатков на складе», «Отчёта по маркированным товарам» и «Материальной ведомости» незаданный пароль блокирует отчёт, для остальных — отчёт открывается без пароля.

«Тип заведения» и набор отчётов

• Где в интерфейсе: Настройки → вкладка «Вид программы» → «Тип заведения».
• Как работает: «Отчет по салону» скрыт для «Ресторан, Кафе», «Фастфуд, Столовая», «Бильярд, Караоке, Баня» и «Розничный магазин»; «Отчет по отказам» скрыт для «Розничный магазин» и «Салон Красоты». При «Не выбрано» и «Розница» видны все отчёты.

Отчёт по кассе в окне инкассации

• Где: закрытие смены → «Необходимо выполнить инкассацию» → окно «Инкассация денег в кассу» (справа — отчёт по кассе).
• Как работает: данные запрашиваются с сервера как для отчёта по кассе, и «Сумма в кассе:» подставляется из него. Если получить не удалось — «Не удалось получить остатки по кассе, инкассация будет проведена без учета этих сведений», отчёт скрывается, а сумма берётся из расчёта самой кассы.

Галочка «Не печатать нулевые позиции в чеке» и акты реализации

• Где в интерфейсе: Настройки → «Чеки и Отчеты» → «Управление избыточными данными» → «Не печатать нулевые позиции в чеке» (серая, изменить нельзя).
• Как работает: при первом запуске обновлённой версии включается автоматически. Влияет только на «Акт реализации» и «Расширенный акт реализации»: скрываются строки с итоговым количеством ровно 0. Продажи и отказы одной позиции идут отдельными строками, поэтому проданная и полностью отказанная позиция в акте остаётся (две строки). На печать чеков галочка не влияет.

За какую смену строятся отчёты

• Как работает: итоговый отчёт, акты реализации, отказы, возвраты, салон и офлайн-отчёт по кассе строятся по последней смене торговой точки, а при включённой в личном кабинете настройке «Раздельные смены для рабочих мест» — по последней смене этого рабочего места. «Отчет по клиентам» берёт последнюю смену в базе кассы.
• Примечания: выбора периода на кассе нет — за прошлые смены смотрите отчёты в личном кабинете. После закрытия смены и до открытия новой отчёты показывают закрытую смену.