Закрытие смены и Z-отчёт — Paloma POS 2

Эта статья про Paloma POS 2 — новую кассу-приложение линейки Paloma (сенсорный интерфейс на планшете, POS-терминале или Windows-устройстве). Если вы не уверены, какой у вас продукт, начните со статьи «Как понять, что у вас Paloma POS 2». Закрытие смены — операция в конце рабочего дня: касса проверяет, что все чеки оплачены и фискализированы, печатает Z-отчёт и завершает смену. Пока смена не закрыта, день не считается завершённым.

Обзор

Закрытие смены в Paloma POS 2 — это мастер из двух шагов: «Проверки» → «Подтверждение». Касса сама находит, что мешает закрытию (открытые и нефискализированные чеки, открытые столы), и подсказывает, что исправить. Отдельного шага с ручным пересчётом ящика в мастере нет — сумма по кассе берётся из отчёта, а движения наличных фиксируются кнопкой «Внести/Изъять».

Куда зайти:

• Экран-меню кассы → плитка отчётов → «Закрыть смену (Z-отчёт)».
• Раздел «Смены» → «Фискальное закрытие (Z-отчёт)» (для США — ещё «Закрытие батча»).
• Открыть смену обратно можно кнопкой «Открыть смену» на том же экране (см. «Вход по PIN и открытие смены»).

Экран мастера называется «Закрытие смены». Отчёт по текущей или закрытой смене — «Итоговый отчёт».

Шаг 1. Разберитесь с чеками перед закрытием

На шаге «Проверки» касса показывает список блокеров — чеков и столов, которые нужно закрыть. Возможные строки:

• «… неоплаченный заказ» / «… частично оплаченный чек» — оплатите или отмените эти чеки.
• «… открытый стол» с подсказкой «Пройдите по залу и закройте гостевые столы перед закрытием смены.»
• «… нефискализированный чек» — оплаченные чеки, ещё не отправленные в ОФД.

Кнопка «Перейти исправить» открывает список заказов сразу на вкладке «Открытые», чтобы быстро закрыть незавершённые чеки. Открытые (полностью не оплаченные) чеки переносятся в следующую смену — касса отдельно предупреждает: «… открытый чек перейдёт в следующую смену». А вот частично оплаченные чеки не переносятся — их нужно закрыть сейчас.

Кроме блокеров, на этом шаге касса показывает предупреждения о расхождениях по деньгам. Предупреждение «Возможное задвоение оплаты» появляется, когда чек был оплачен более чем на одном устройстве, — в том числе если расхождение по оплатам зафиксировано при совместной работе нескольких касс с одним чеком. Касса перечисляет такие чеки и советует: «Проверьте денежный ящик перед закрытием смены.» Это предупреждение не блокирует закрытие, но при его появлении сверьтесь с отчётами (например, с «Итоговым отчётом») до того, как закрывать смену.

Когда всё чисто, касса пишет: «Блокеров нет — можно закрывать.» Нажмите «Далее» — откроется шаг «Подтверждение».

Шаг 2. Фискализируйте оставшиеся чеки

Если в смене остались оплаченные, но не фискализированные чеки, их нужно отправить в ОФД до закрытия. Сделать это можно двумя путями:

• Прямо на шаге проверок — кнопкой массовой фискализации.
• В списке заказов — кнопкой «Фискализировать чеки» в шапке.

Обе открывают диалог «Повтор фискализации» с пояснением «Эти заказы закрыты без отправки на фискальную кассу. Повторите построчно или пропустите остальные, чтобы завершить закрытие смены.» В диалоге:

• «Фискализировать всё» — отправляет все нефискализированные чеки разом.
• По каждому чеку — кнопка «Повторить» для построчной отправки.
• «Пропустить остальные» — закрыть диалог, оставив остальные как есть.

Когда всё отправлено, касса показывает «Все сегодняшние заказы фискализированы.» Диалог показывает только долг текущей смены.

Шаг 3. Подтвердите и закройте смену

На шаге «Подтверждение» касса показывает сводку смены: «Итого», «Наличные», «Карта», «Возвраты». Нажмите «Закрыть смену» — появится статус «Закрываем…», а затем «Смена закрыта.»

Если включена печать Z-отчёта, касса допечатает его автоматически: сначала «Печатаем Z-отчёт…», потом «Смена закрыта, Z-отчёт распечатан.» После закрытия открывается итоговый экран смены с временем открытия, закрытия и формирования отчёта.

Печать фискального Z-отчёта настраивается заранее: «Печать фискального Z-отчёта при закрытии смены» (Настройки → чек → раздел «Закрытие смены»).

Z-отчёт не печатается — закрытие останавливается

Если печать Z-отчёта не прошла, касса повторит попытку, а затем покажет окно «Z-отчёт не распечатан — требуется подтверждение менеджера» с текстом «Последняя ошибка: …» — там причина отказа принтера. Дальше два пути:

• «Повторить печать» — если причину удалось устранить (заправили бумагу, включили принтер). Это предпочтительный путь.
• «Переопределить и закрыть» — принудительное закрытие без бумажного Z. Касса потребует заполнить поле «Причина» (не короче 5 символов, подсказка: «Объясните, почему не удалось напечатать бумажный Z») и подтверждение менеджера. Если подтверждение не получено, появится «Разрешение не получено.» и смена останется открытой.

Причина сохраняется в журнале, поэтому пишите по существу («нет бумаги», «принтер не отвечает»), а не «ок» — это единственный след того, почему смена закрыта без бумажного отчёта.

Отдельный случай — «Фискальный Z-отчёт не удалось отправить сейчас — он будет отправлен повторно автоматически.»: бумажный Z напечатан и смена закрыта, не ушёл только фискальный отчёт. Делать ничего не нужно, касса отправит его сама, когда появится связь.

Шаг 4. Итоговый отчёт: X и Z

В Paloma POS 2 два отчёта по смене:

• «Итоговый отчёт» (аналог X-отчёта) — просмотровый: показывает текущие итоги открытой смены и итоги уже закрытой смены, ничего не закрывает. У открытой смены статус «Открыта», у закрытой — «Закрыта». На экране отчёта кнопка «Печать»; экспорт PDF, «Внести/Изъять» и «Копировать в буфер» — в меню в шапке.
• «Z-отчёт» — закрывающий фискальный отчёт, который печатается при закрытии смены и закрывает фискальную смену.

Блок «Денежный ящик» в отчёте показывает «Внесение в ящик», «Изъятие из ящика» и «Итог по ящику». Чтобы зафиксировать внесение или изъятие наличных в течение смены, используйте «Внести/Изъять». Печать этого блока включается настройкой «Отображать отчёт по кассе».

Шаг 5. Закрытие батча по терминалу (США)

Если оплата картой идёт через встроенный банковский терминал, в конце дня закрывают батч (пакет) по терминалу. Раздел «Смены» → «Закрытие батча» или экран «История закрытий партий» с кнопкой «Закрыть партию».

Касса переспросит «Закрыть партию?» и покажет итог дня — количество заказов, продажи и чаевые. После расчёта: «Партия закрыта.» и «Отчёт по партии отправлен на принтер.» Историю по этой кассе видно в разделе «История закрытий партий» с суммами по строкам «Продажи», «Чаевые», «Возвраты», «Отмены».

Шаг 6. Передача смены (без закрытия)

Если кассир меняется, но смену закрывать не нужно, оформите передачу. При смене активного сотрудника касса покажет баннер «Передать смену?» с кнопкой «Зафиксировать передачу» (или «Не сейчас»). Мастер называется «Передача смены» и включает пересчёт наличных: поле «Подсчёт наличных», справочная «Ожидаемая сумма» и «Расхождение», ввод «PIN принимающего» и кнопка «Подтвердить передачу». При расхождении касса просит комментарий.

Частые проблемы

• «Не удалось распечатать Z-отчёт.» и «Не удалось напечатать итоги смены» — смена закрыта, не напечатался только отчёт: повторите печать из истории смен.
• «Не удалось подтвердить состояние смены на сервере» — приложение не смогло сверить смену с облаком; проверьте связь.
• «Фискальное закрытие не удалось.» — смена в кассе закрыта, а фискальная — нет. Разберитесь с ККМ и закройте фискальную смену: см. Фискализация.
• «Смена закрыта; ошибка отправки Z на фискальник.» — то же самое: закрытие прошло, Z-отчёт до ККМ не дошёл.
• «Последняя ошибка: {причина}. Либо исправьте принтер и повторите, либо закройте без печати» — печать отчёта при закрытии обязательна по настройке; либо чините принтер, либо закрывайте без печати осознанно.
• «Не удалось загрузить историю закрытий: {ошибка}» — не открылся список прошлых закрытий; на саму смену это не влияет.
• «Перед закрытием смены разберитесь с открытыми или нефискализированными чеками.» — на шаге «Проверки» остались блокеры. Нажмите «Перейти исправить», закройте открытые чеки и фискализируйте оставшиеся, затем повторите.
• «Не удалось закрыть смену.» — закрытие не прошло. Проверьте связь и повторите; если ошибка держится, напишите нам — подключится специалист.
• «Смена была закрыта удалённо.» / «Смена уже закрыта» («Нет активной смены для закрытия. Возможно, её закрыли на другом устройстве.») — смену уже закрыли на другом устройстве. Посмотрите «Итоговый отчёт» или откройте новую смену для работы.
• «Введите PIN сотрудника перед закрытием смены.» — войдите по PIN сотрудника и повторите закрытие.
• «Смена открыта более 24 часов и должна быть закрыта (требование фискализации).» — закройте смену как можно скорее; по правилам фискализации она не может быть открыта дольше суток.
• «Смена закрыта, но Z-отчёт не распечатан.» — смена закрыта, но печать не прошла. Проверьте принтер и распечатайте Z-отчёт из «Итогового отчёта».
• «Терминал не ответил» («Карточный терминал не подтвердил расчёт вовремя. Сверьтесь с собственным отчётом терминала, прежде чем повторять.») — при закрытии батча. Сверьтесь с отчётом самого терминала перед повторной попыткой.

FAQ

Нужно ли вручную пересчитывать деньги в ящике при закрытии смены?

В мастере закрытия отдельного поля для пересчёта ящика нет — там только проверки и подтверждение. Суммы по кассе видны в блоке «Денежный ящик» итогового отчёта, а внесения и изъятия фиксируются кнопкой «Внести/Изъять». Пересчёт с полем «Подсчёт наличных» и «Расхождением» предусмотрен при «Передаче смены».

Чем «Итоговый отчёт» отличается от Z-отчёта?

«Итоговый отчёт» — просмотровый: показывает итоги открытой или уже закрытой смены и ничего не закрывает, его можно смотреть сколько угодно. Z-отчёт — закрывающий фискальный документ: печатается при закрытии смены и закрывает фискальную смену.

Что делать с нефискализированными чеками перед закрытием?

Откройте диалог «Повтор фискализации» (кнопка «Фискализировать чеки» в списке заказов или на шаге проверок) и нажмите «Фискализировать всё» либо отправьте чеки построчно кнопкой «Повторить». О работе с такими чеками — в статье «Отмена и фискализация чеков».

Переносятся ли открытые чеки в следующую смену?

Полностью не оплаченные открытые чеки переносятся — касса покажет «… открытый чек перейдёт в следующую смену». Частично оплаченные чеки не переносятся: их нужно закрыть до закрытия смены.

Перенос — это настройка, и её можно поменять. В «Настройках» есть пункт «Открытые чеки при закрытии смены» с пояснением «Выберите, что происходит с чеками, которые ещё открыты при закрытии смены.» и двумя вариантами:

• «Переносить открытые чеки в следующую смену» — «Открытые чеки переходят в следующую смену, чтобы оплата попадала в действительно открытую смену.»
• «Запрещать закрытие при открытых чеках» — «Нельзя закрыть смену, пока есть открытые чеки.» Смена не закроется, пока кассир не разберётся с каждым открытым чеком.

Второй вариант выбирают, когда важно, чтобы день закрывался «начисто» и ни один чек не уезжал в завтрашнюю выручку. Текущий выбранный вариант виден прямо под названием пункта в списке настроек.

Смену закрыл другой кассир — как посмотреть итоги?

Откройте «Итоговый отчёт»: у закрытой смены будет статус «Закрыта» и время открытия/закрытия. Возвраты по закрытой смене оформляются как обычно — см. «Возвраты».