Заявки на доставку: оформление, оплата, отмена, статусы и печать — Paloma365 Classic (касса для Windows)

Справочник по работе с заявками на доставку и самовывоз в Paloma365 Classic: как оформить и изменить заявку, создать по ней счёт, напечатать и оплатить, отменить или вернуть оператору, какие настройки автоматизируют обработку и что печатается в счёте и на стикере.

Оформление новой заявки на доставку или самовывоз

• Где в интерфейсе: окно «Создание заявки на доставку» → вкладка «Информация» → поля «Клиент:», «Телефон:», «Адрес:», «Куда отправить заказ (Торговая точка):», «Курьер:», «Стоимость доставки:», «Вид оплаты доставки:», «Вид оплаты заказа:», «На дату:», «Источник заявки:», «Выберите отсутствующие позиции:», «Примечание:», «Время приготовления (мин.):» → кнопка «Создать».
• Что обязательно: хотя бы одна позиция на вкладке «Содержимое» («Выберите элементы!»), клиент («Выберите клиента!»), телефон («Введите телефон!»), для доставки — адрес («Введите адрес!»). Дату раньше сегодняшнего дня указать нельзя («Нельзя указать прошедшие дату/время!»); касса сравнивает только день, поэтому прошедшее время сегодняшнего дня она не отклоняет.
• Торговая точка: не обязательна; если в учёте одна точка, она подставляется сама.
• Интернет: без связи касса сообщает «Отсутствует подключение к интернет, обработка заявок запрещена!».
• Примечания: у полей есть кнопка выбора или ввода (список или экранная клавиатура) и кнопка очистки. Поле с подписью «Выберите отсутствующие позиции:» на самом деле выбирает пользовательский статус заявки из справочника статусов. Создание заявки записывается в журнал действий. В карточке открытой заявки показывается пометка «Заказ оплачен», если заявка оплачена во внешней системе, и название стола, если заявка привязана к столу зала.

Подбор состава заявки из меню

• Где в интерфейсе: окно «Создание заявки на доставку» → вкладка «Содержимое» → плитки меню, поле поиска с кнопками лупы, клавиатуры и очистки, кнопки «Кол-во», «Приме-чание», «Удалить», кнопки перелистывания страниц меню (показывают «N из M»).
• Поиск: по названию, штрихкоду, PLU и артикулу.
• Количество: «Кол-во» открывает клавиатуру (для весового товара — весовую). Дробное количество у штучного товара округляется вниз (но не меньше 1) с предупреждением «Товар не является весовым...».
• Примечание к позиции: только для несохранённой позиции, не для модификатора и не для комбо. Если для товара есть заготовленные примечания, их можно выбрать из списка; ручной ввод примечания требует права на изменение примечаний.
• Удаление: «Удалить» убирает несохранённую позицию; у уже сохранённой позиции «Удалить» обнуляет количество.
• Сообщения: «Нельзя изменять модификатор!», «Нельзя изменять комбо», «Нельзя удалить модификатор!», «Нельзя удалить сохраненное комбо», «Нельзя установить примечания на сохраненный элемент!». Если выбрана торговая точка и товар стоит в её стоп-листе, при нажатии на плитку появится «Товар находится в стоп-листе!».

Тип заявки: «Доставка» или «Самовывоз»

• Где в интерфейсе: окно «Создание заявки на доставку» → вкладка «Информация» → переключатели «Доставка» / «Самовывоз».
• Как работает: по умолчанию выбрана «Доставка». При «Самовывоз» скрываются поля адреса, курьера, стоимости и вида оплаты доставки, адрес не обязателен.
• Примечания: тип печатается на стикере заявки («Тип заявки: Доставка/Самовывоз»), в счёте («Тип заказа: …») и показывается на карточке заявки на экране «Заявки на доставку».

Подбор клиента для заявки по базе и по телефону

• Где в интерфейсе: поле «Клиент:» (кнопка выбора — окно выбора клиента); поле «Телефон:» (ввод с подсказками номеров); кнопка рядом с телефоном — окно добавления клиента.
• Как работает: при вводе телефона касса показывает до 15 подходящих номеров из базы клиентов; при точном совпадении номера подставляются имя и адрес клиента. Кнопка добавления открывает окно нового клиента с уже введённым телефоном.

Проверка состава заявки по стоп-листу торговой точки

• Где выполняется: при нажатии «Создать» или «Изменить» в окне заявки.
• Как работает: если выбрана торговая точка и хотя бы одна позиция с ненулевым количеством стоит в её стоп-листе, сохранение блокируется сообщением «Позиции в заказе пристуствют в стоп-листе указанной Торговой точки» (с опечаткой в оригинале). Такие позиции в таблице состава выделены красным.

Копирование текста заявки в буфер обмена

• Где в интерфейсе: окно заявки → вкладка «Информация» → кнопка копирования рядом с полем «Примечание:».
• Что копируется: клиент, телефон, адрес, сумма, вид оплаты заказа, торговая точка, статус, дата, источник, примечание; для доставки — курьер, оплата и стоимость доставки; состав заявки. После копирования появляется «Заявка сокпирована в буфер обмена» (опечатка в оригинале).
• Примечания: кнопка доступна даже в карточке, открытой только для просмотра.

Создание счёта по заявке из карточки («Создать счет»)

• Где в интерфейсе: окно открытой заявки → кнопка «Создать счет».
• Когда видна: только при включённой настройке «Отображать кнопки: создать счет, распечатать» и только для новой заявки своей торговой точки.
• Как работает: нужен интернет и выбранная торговая точка («Выберите торговую точку!»). Перед созданием счёта касса сохраняет изменения карточки. Заявка переходит в статус «Обработано», в примечание счёта записывается «Заявка № …», карточка закрывается.
• Сообщения: если счёт уже есть — «По данному заказу уже создан счет №…»; при ошибке — «Не удалось создать счет на основании заявки!». Подзаказ на кухню печатается, если это включено в параметрах печати точки.

Печать счёта по заявке из карточки («Распечатать»)

• Где в интерфейсе: окно открытой заявки → кнопка «Распечатать» → вопрос «Подтвердите смену статуса заявки на "Распечатано"».
• Когда видна: при включённой «Отображать кнопки: создать счет, распечатать» и только для новой заявки своей точки.
• Как работает: нужен интернет. Сначала касса проверяет, нет ли уже счёта: если есть — «По данному заказу уже создан счет №…», карточка закрывается. Иначе после подтверждения счёт создаётся, печатается, заявка переходит в «Распечатано». При ошибке печати статус не меняется.

Оплата заявки из карточки одной кнопкой («Оплатить»)

• Где в интерфейсе: окно открытой заявки → кнопка «Оплатить» → вопрос «Подтвердите смену статуса заявки на "Оплачено"».
• Когда видна: только для новой заявки своей торговой точки.
• Как работает: нужен интернет. Касса последовательно создаёт счёт (нужна торговая точка), печатает его и оплачивает. Заявку, уже оплаченную во внешней системе, при включённой «Авт. закрывать оплаченный заказ (rahmet, tuvis, tester)» касса оплачивает автоматически, иначе открывается окно оплаты. Заявка переходит в «Оплачено». Если счёт уже есть — «По данному заказу уже создан счет №…», карточка закрывается.
• Сообщения: «Не удалось распечатать счет», «Не удалось оплатить счет».
• Примечания: у заявок, оплаченных во внешней системе, вкладка «Содержимое» скрыта и поля недоступны, если не разрешено изменять оплаченный заказ. Статус курьера Tuvis из карточки не проверяется.

Отмена заявки с указанием причины

• Где в интерфейсе: окно заявки → кнопка «Отменить» → окно с кнопками «Нет ингридиентов» / «Другая причина» / «Закрыть». «Нет ингридиентов» открывает окно «Выберите отсутствующие позиции:» с галочками у позиций, кнопками «Стоп-лист» / «В стоп-листе» и кнопками «Принять», «Закрыть».
• Как работает: нужен интернет. Если по заявке уже создан счёт, отмена невозможна: «По данному заказу уже создан счет №… Отмена заказа невозможна!». «Нет ингридиентов» сохраняет причину «Нет в наличии: …» со списком отмеченных позиций (нужно отметить хотя бы одну). «Другая причина» — выбор из списка причин отмены или ввод на экранной клавиатуре. Заявка получает статус «Отменено»; для заявок из внешних систем статус и причина передаются в систему-источник.
• Примечания: кнопка «Стоп-лист» после подтверждения «Добавить товар в стоп лист?» добавляет товар в стоп-лист («Товар добавлен в стоп-лист»). Отмена записывается в журнал действий. Та же отмена доступна из расширенного окна заявки. Кнопка «Отменить» есть и в карточке заявки другой точки.

Возврат заявки оператору («Вернуть»)

• Где в интерфейсе: окно новой заявки своей точки → кнопка «Вернуть» → ввод причины на экранной клавиатуре (если причина пустая — вопрос «Вернуть заказ оператору?»).
• Как работает: нужен интернет. Заявка отвязывается от торговой точки, к примечанию добавляется «Причина возврата: …», изменения отправляются в облако, в журнал действий пишется смена статуса на «Не обработано».
• Примечания: на экране «Заявки на доставку» возвращённая заявка больше не показывается. В её карточке доступны только «Отменить» и «Изменить».

Изменение заявки и какие кнопки доступны в карточке

• Где в интерфейсе: окно открытой заявки → кнопка «Изменить».
• Как работает: нужен интернет; обязательны позиции и клиент, работает проверка стоп-листа. Если выбрана торговая точка другой кассы, заявка передаётся ей; если своя — заявка снова становится необработанной (в том числе отменённая).
• Кнопки в карточке: новая заявка своей точки — «Отменить», «Изменить», «Оплатить», «Вернуть» (плюс «Создать счет» и «Распечатать» при соответствующей настройке); заявка без торговой точки — «Отменить», «Изменить»; заявка другой точки или уже обработанная — только просмотр и «Отменить»; отменённая — только «Изменить». «Выход» закрывает окно без сохранения.
• Примечания: у заявок, оплаченных во внешней системе, редактирование закрыто, пока не включены обе настройки: «Отображать кнопки: создать счет, распечатать» и «Разрешать изменять оплаченный заказ (если он еще не был принят оператором)». Изменение записывается в журнал действий и уходит в облако.

Настройка «Отображать кнопки: создать счет, распечатать»

• Где в интерфейсе: «Настройки» → вкладка «Настройка доставки» → галочка «Отображать кнопки: создать счет, распечатать».
• Как работает: по умолчанию выключено, значение синхронизируется с облаком. Без галочки в карточке новой заявки своей точки доступны «Отменить», «Изменить», «Оплатить», «Вернуть»; у заявки, уже оплаченной во внешней системе, — только «Отменить», «Оплатить», «Вернуть».

Настройка «Разрешать изменять оплаченный заказ»

• Где в интерфейсе: «Настройки» → вкладка «Настройка доставки» → галочка «Разрешать изменять оплаченный заказ (если он еще не был принят оператором)».
• Как работает: по умолчанию выключено, синхронизируется с облаком. Действует только вместе с включённой «Отображать кнопки: создать счет, распечатать»: в карточке заявки, оплаченной во внешней системе, появляется «Изменить», вкладка «Содержимое» и поля становятся доступными.

Время приготовления по умолчанию

• Где в интерфейсе: «Настройки» → вкладка «Настройка доставки» → поле «Время приготовления по умолчанию».
• Как работает: значение в минутах, по умолчанию 5, от 3 до 10000, меняется стрелками; синхронизируется с облаком. Подставляется в поле «Время приготовления (мин.):» новой заявки, в окно «Время приготовления заказа» и в заявки из внешних систем, где время не указано.
• Примечания: время приготовления передаётся во внешнюю систему вместе со статусом заявки.

Запрос времени приготовления при принятии заявки

• Где в интерфейсе: «Настройки» → вкладка «Настройка доставки» → галочка «Запрашивать время приготовления (tuvis)». При «Принять» открывается окно «Время приготовления заказа» с кнопками «5», «10», «15», «20», «25», «30», полем «Время приготовления (мин.):» и кнопкой «Применить».
• Как работает: по умолчанию выключено, синхронизируется с облаком. Окно появляется при принятии заявки (на экране «Заявки на доставку» или в расширенном окне заявки) только для заявок из внешних систем — уже оплаченных там либо пришедших из Tuvis. Через 10 секунд окно закрывается само с текущим значением. Нажатие кнопки с минутами сразу применяет значение; есть ввод на экранной клавиатуре и сброс в 0. Выбранное время сохраняется в заявке и уходит во внешнюю систему.

Ожидание подтверждения курьера Tuvis и кнопка «Курьер на карте»

• Где в интерфейсе: «Настройки» → вкладка «Настройка доставки» → галочка «Ожидать статуса курьера (tuvis)».
• Как работает: по умолчанию выключено, синхронизируется с облаком. Перед оплатой распечатанной заявки-доставки из Tuvis касса запрашивает статус курьера; оплата разрешается, если доставка готова, курьер забрал или доставил заказ либо доставка отменена. Иначе — «Курьер не подтвердил передачу заказа, повторите позже....»; при ошибке запроса — «Не удалось проверить статус курьера в tuvis».
• Примечания: проверка выполняется только на экране «Заявки на доставку» (при «Принять» с автозакрытием и при «Готово»); из карточки заявки и расширенного окна — нет. При включённой галочке на карточке доставки Tuvis после принятия появляется кнопка «Курьер на карте» — она открывает ссылку с местоположением курьера.

Автоматическая печать счёта при принятии заявки

• Где в интерфейсе: «Настройки» → вкладка «Настройка доставки» → галочка «Авт. печатать оплаченный заказ (rahmet, tuvis)».
• Как работает: по умолчанию выключено, синхронизируется с облаком. После «Принять» (на экране «Заявки на доставку» или в расширенном окне) счёт сразу печатается, заявка переходит в «Распечатано». Несмотря на подпись, при ручном принятии действует для любых заявок.
• Примечания: вместе с «Авт. закрывать оплаченный заказ (rahmet, tuvis, tester)» включает полностью автоматическую обработку оплаченных заявок Rahmet и тестового источника.

Автоматическая оплата заявок, уже оплаченных во внешней системе

• Где в интерфейсе: «Настройки» → вкладка «Настройка доставки» → галочка «Авт. закрывать оплаченный заказ (rahmet, tuvis, tester)».
• Как работает: по умолчанию выключено, синхронизируется с облаком. После «Принять» или «Готово» заявка из внешней системы с суммой, видом оплаты и признаком «оплачено» оплачивается без окна оплаты; фискальный чек печатается, если вид оплаты привязан к фискальному регистратору. Если одновременно включена «Авт. печатать оплаченный заказ (rahmet, tuvis)» и смена открыта, касса каждые 5 секунд сама создаёт счёт, оплачивает, фискализирует и печатает новые оплаченные заявки Rahmet и тестового источника — без участия кассира.
• Примечания: для Tuvis фоновой автоматической обработки нет — такие заявки обрабатываются кнопками. Для неоплаченных заявок окно оплаты открывается и при включённой галочке. Без этой галочки «Принять» оплату не выполняет — заявка остаётся в «Обработано» или «Распечатано».

Автоматическая отмена заявок, не принятых за 30 минут

• Где в интерфейсе: «Настройки» → вкладка «Настройка доставки» → галочка «Автоматически отменять не принятый заказ».
• Как работает: по умолчанию выключено, синхронизируется с облаком. Каждые 5 секунд касса находит необработанные заявки своей точки, которые не менялись 30 минут и более, и переводит их в «Отменено»; для заявок из внешних систем статус передаётся в систему-источник. Интервал 30 минут не настраивается.
• Примечания: работает только при включённой «Заявка на доставку». Заявки тестового источника не отменяются. Причина отмены при этом не записывается.

Автоматическое закрытие оплаченных заявок через заданное число минут

• Где в интерфейсе: «Настройки» → вкладка «Настройка доставки» → галочка «Закрывать оплаченную заявку через (мин)» и числовое поле справа от неё.
• Как работает: по умолчанию выключено; поле минут активно только при включённой галочке, меняется стрелками, минимум 3; галочка и значение синхронизируются с облаком. Каждые 5 секунд касса находит заявки своей точки в статусах «Обработано» или «Распечатано», оплаченные во внешней системе и не менявшиеся указанное число минут, и автоматически печатает и оплачивает их.
• Примечания: если интервал ни разу не сохранялся, фоновая проверка может считать его равным нулю — выставьте значение явно. Без «Авт. закрывать оплаченный заказ (rahmet, tuvis, tester)» оплата проходит не автоматически: откроется окно оплаты.

Автоматическая печать стикера о новой заявке

• Где в интерфейсе: «Настройки» → вкладка «Настройка доставки» → галочка «Печатать стикер о новой заявке».
• Как работает: по умолчанию выключено, синхронизируется с облаком. Каждые 5 секунд для каждой новой заявки своей точки, по которой стикер ещё не печатался, касса печатает стикер: «Поступил заказ № …», время, клиент, телефон, адрес, сумма, вид оплаты заказа, «Заказ НЕ ОПЛАЧЕН» (если не оплачен), торговая точка, статус, «На дату», источник, примечание, тип заявки (для доставки — курьер и стоимость доставки) и состав.
• Примечания: стикер печатается один раз на заявку. Если принтер занят другой печатью, печать откладывается до следующей проверки. Ошибка — «Ошибка печати стикеров».

Звук уведомления о новых заявках

• Где в интерфейсе: «Настройки» → вкладка «Настройка доставки» → галочка «Пользовательский звук уведомлений».
• Как работает: по умолчанию включено, синхронизируется с облаком. При показе окна «Доставка: Новые заявки» проигрывается звуковой файл, поставляемый с программой; если файла нет или галочка снята — стандартный звук Windows.

Уведомление «Доставка: Новые заявки»

• Где в интерфейсе: поверх любого экрана кассы → окно «Доставка: Новые заявки» с текстом «Новых заявок: N», «Из них на предыдущие даты: N», «Заявок отменено: N» и подсказкой «Зайдите в интерфейс "Доставка"» → кнопки «Заявки» / «Закрыть».
• Как работает: только при включённой «Заявка на доставку». Каждые 5 секунд касса проверяет заявки своей точки; окно со звуком появляется, когда меняется количество необработанных заявок, и повторяется, пока необработанные заявки остаются (период зависит от поля интервала рядом с галочкой «Заявка на доставку»). Окно закрывается само через 10 секунд.
• Кнопка «Заявки»: открывает экран «Заявки на доставку»; нужна открытая смена («Смена не открыта!»), а при отсутствии активных заявок касса сообщит «Нет активных заказов на доставку!».
• Примечания: уведомление не показывается, пока открыт экран «Заявки на доставку»; проверка пропускается во время печати и во время оплаты.

Статусы заявки на кассе

• Где видно: в списке заявок (колонка статуса) и по подписи кнопки на карточке экрана «Заявки на доставку».
• Статусы: «Необработано» (новая, кнопка «Принять») → «Обработано» (создан счёт, кнопка «Готово») → «Распечатано» (счёт напечатан, «Готово») → «Оплачено». Для самовывоза оплаченная заявка остаётся на экране с кнопкой «Отдать» — после неё заявка отмечается выданной и уходит с экрана. Кроме того: «Отменено» (с причиной), возврат оператору или передача другой точке.
• Журнал действий: в журнал пишутся создание и изменение заявки, переходы в «Обработано», «Распечатано», «Оплачено», ручная отмена и возврат оператору. Автоматическая отмена, «Отдать» и статус, подтянутый по состоянию счёта, в журнал не пишутся.
• Примечания: если счёт по заявке напечатан или оплачен вне раздела заявок (например, из режима продаж), касса сама подтягивает статус заявки по состоянию счёта.

Данные доставки в счёте и счёте об оплате

• Когда: при печати счёта или счёта об оплате по заказу, созданному из заявки, — без действий пользователя.
• Что печатается: в блок примечания добавляются «Стоимость доставки: …» (если больше 0), «Вид оплаты доставки: …», «Курьер: …», адрес и «Тип заказа: Доставка» или «Тип заказа: Самовывоз».
• Примечания: при создании счёта по заявке в его примечание записывается «Заявка № …» и текст примечания заявки.