Закрытие смены и Z-отчёт — Paloma365 Classic (касса для Windows)

Эта статья про Paloma365 Classic — программу-кассу для Windows. Закрытие смены — ежедневная операция в конце рабочего дня: касса проверяет, что все счета оплачены, при необходимости проводит инкассацию, снимает Z-отчёт на фискальном регистраторе и синхронизирует данные с личным кабинетом. Пока смена не закрыта, день не попадает в отчёты как завершённый.

Обзор

Закрытие смены выполняется на экране кассы кнопкой «Закрыть смену». Касса проводит все проверки сама и подсказывает сообщениями, что мешает закрытию. Ниже — реальный порядок шагов и точные тексты сообщений.

Порядок закрытия смены

1. Закройте или оплатите все счета. Если остались открытые счета, касса покажет: «Нельзя закрыть смену, если есть неоплаченные счета!» — и закрытие остановится. Оплатите или отмените такие счета и повторите. Исключение: если в локальных настройках кассы включена галочка «Разрешить перенос счетов в новую смену», смена закроется, а открытые счета перенесутся в новую смену.
2. У всех счетов должен быть сотрудник. Если в смене есть счета без назначенного сотрудника, касса покажет: «В смене есть счета без сотрудников!» и перечислит «Номера счетов №» таких счетов — закрытие остановится. Чтобы исправить: в интерфейсе кассира откройте вкладку «Все», найдите счета без сотрудника (они выделены фиолетовым), нажмите «Опции» → «Сменить сотрудника».
3. Если включена отложенная фискализация и есть нефискализированные счета, появится предупреждение: «В текущей смене есть счета с отложенной фискализацией. После закрытия смены их уже нельзя будет фискализировать!» и «Необходимо выполнить фискализацию счетов.» Сначала фискализируйте эти счета, затем закрывайте смену. Для этого на экране кассы есть кнопка «Фискализация» (видна при включённой отложенной фискализации): она спросит «Выполнить групповую фискализацию ВСЕХ счетов активного раздела, для которых это тебуется?» — при согласии касса фискализирует все такие счета разом, при отказе — только выделенный счёт. По результату появится «Фискализация выполнена!», «Фискализация выполнена не для всех счетов!» или «Фискализация не выполнена!».
4. Подтвердите вопрос «Хотите закрыть смену?».
5. Инкассация (если в локальных настройках кассы включена галочка «Инкассировать при закрытии смены»). Если есть невыгруженные счета, касса предупредит: «Внимание!», «Не выгружено счетов: …», «Будет проведена синхронизация данных» — и сначала выполнит синхронизацию; отказ от синхронизации отменяет закрытие смены. Затем появится вопрос «Необходимо выполнить инкассацию»: при согласии откроется окно «Инкассация денег в кассу». Если отказаться от инкассации, закрытие смены отменяется.
6. Z-отчёт. Если используется фискальный регистратор и в настройках точки включено «Снимать Z-отчет при закрытии смены», касса печатает Z-отчёт — он закрывает фискальную смену на аппарате. Если к кассе подключён банковский пин-пад Halyk или Forte, касса также закрывает смену на терминале; при неудаче появится «Ошибка при закрытии смены на терминале!» и вопрос «Всё равно закрыть смену?» — отказ отменяет закрытие смены.
7. После закрытия смены, если у сотрудника есть право на итоговый отчёт (или он ввёл пароль отчёта), касса автоматически печатает итоговый отчёт на чековом принтере — без предпросмотра. Затем касса предложит: «Хотите распечатать отчёты?» — можно дополнительно распечатать итоговый отчёт и акт реализации (если есть права на них).
8. В конце выполняется синхронизация данных, и касса возвращается к экрану входа. Не выключайте компьютер, пока синхронизация не завершится.

Примечание к смене

На экране кассы есть кнопка «Примечание к смене» — в любой момент, пока смена открыта, в неё можно записать текст (например, пояснение по недостаче или пересменке). Примечание сохраняется в текущей смене и уходит в личный кабинет при синхронизации. При закрытии смены касса примечание не запрашивает — если оно нужно, внесите его до закрытия.

Как заполнить окно инкассации

В окне «Инкассация денег в кассу» поля:

• «Касса:» — куда инкассируются деньги. Без неё касса сообщит: «Необходимо указать кассу».
• «Статья:» и «Комментарий:» — статья расхода и примечание.
• «Сумма в кассе:» — сколько наличных в кассе по данным системы (подставляется автоматически).
• «Инкассировать:» — сколько вы фактически изымаете.
• «Отклонение:» — разница «Сумма в кассе» минус «Инкассировать». Поле можно редактировать: введите отклонение, и сумма «Инкассировать» пересчитается автоматически. Отрицательное отклонение подсвечивается красным. Если ввести сумму больше, чем есть в наличии, касса спросит: «Введенная сумма больше чем есть в наличии. Вы уверены что хотите продолжить?»

Нажмите «Принять» для проведения инкассации или «Отмена» — тогда смена не закроется.

Если в личном кабинете в настройках рабочего места заданы касса и статья для инкассации, поля «Касса:» и «Статья:» будут заполнены автоматически и заблокированы от изменения (а если заданы обе — блокируется и поле «Сумма в кассе»). Проведённая инкассация записывается в журнал кассовых документов как документ «Перемещение» (перемещение денег из кассы рабочего места в указанную кассу) и печатается квитанция об инкассации на чековом принтере.

X-отчёт и Z-отчёт: в чём разница

Обе кнопки — «X отчёт» и «Z отчёт» — находятся на экране кассы.

• X-отчёт — просмотровый: печатает текущие итоги смены и ничего не закрывает. Его можно снимать сколько угодно раз в течение дня.
• Z-отчёт — закрывающий: обнуляет счётчики и закрывает фискальную смену на фискальном регистраторе. При нажатии кнопки касса переспросит: «Вы действительно хотите снять Z-отчет? Будет закрыта фискальная смена!» Снять его при открытых счетах нельзя — появится то же сообщение про неоплаченные счета.

Обычно отдельно нажимать «Z отчёт» не нужно: если в настройках точки включено «Снимать Z-отчет при закрытии смены», Z-отчёт печатается автоматически при закрытии смены.

Если кнопки серые (неактивные): обе кнопки работают только при настроенном фискальном регистраторе или онлайн-кассе (WebKassa и другие). Кнопка «Z отчёт» дополнительно активна только для типа ФР «ШТРИХ» и для онлайн-касс — при других типах ФР в локальных настройках она остаётся серой; Z-отчёт в этом случае снимается при закрытии смены или на самом аппарате.

Частые проблемы

• «Невозможно выполнить перенос счетов» и «Невозможно переместить счета в новую смену» — при закрытии смены касса переносит незакрытые счета в новую и не смогла этого сделать. Смена не закрыта: закройте или оплатите открытые счета и повторите закрытие.
• «Не удалось закрепить сотрудника» — касса предложила назначить сотрудника на счёт без него, но запись не прошла. Повторите; если ошибка держится, напишите нам, не закрывая программу.
• «Нельзя закрыть смену, если есть неоплаченные счета!» — найдите открытые счета в списке кассы (фильтр неоплаченных), оплатите или отмените их.
• «В смене есть счета без сотрудников!» — у части счетов не назначен сотрудник (касса перечислит их номера). Откройте вкладку «Все», найдите фиолетовые счета и назначьте сотрудника через «Опции» → «Сменить сотрудника».
• «Ошибка при закрытии смены на терминале!» — не удалось закрыть смену на банковском пин-паде (Halyk/Forte). Проверьте связь с терминалом и повторите; вопрос «Всё равно закрыть смену?» позволяет закрыть смену кассы без закрытия банковской смены, но тогда закройте её на терминале отдельно.
• «Ошибка печати Z-Отчета» — фискальный регистратор не смог напечатать отчёт. Проверьте, что аппарат включён, подключён и в нём есть бумага. Касса спросит: «Всё равно закрыть смену?» — можно продолжить без Z-отчёта, но фискальная смена на аппарате останется открытой; закройте её после устранения проблемы или напишите нам — подключится специалист.
• «Смена уже закрыта» — смену уже закрыли ранее (например, другой сотрудник); откройте новую смену для работы.

FAQ

Обязательно ли делать инкассацию при закрытии смены?

Если в локальных настройках кассы включена галочка «Инкассировать при закрытии смены» — да: отказ от неё отменяет закрытие смены. Если не включена, шаг пропускается.

Что значит «Отклонение» в окне инкассации?

Это разница между суммой в кассе по данным системы и суммой, которую вы инкассируете. Отклонение красным (отрицательное) означает, что вы вводите больше, чем числится в кассе — пересчитайте наличные.

Можно ли снять X-отчёт после закрытия смены?

X-отчёт показывает итоги текущей открытой смены, поэтому снимайте его до закрытия. После закрытия пользуйтесь итоговым отчётом или отчётами в личном кабинете.