Складские документы на кассе — Paloma365 Classic (касса для Windows)
Эта статья про Paloma365 Classic — программу-кассу для Windows. Основные складские операции — приход товара, списание, реализация и инвентаризация — оформляются прямо на кассе, без личного кабинета: кладовщик или менеджер создаёт документ на месте, и после проведения он сразу меняет остатки.
Обзор
Раздел склада открывается из главного меню кассы — плиткой «Складские документы». Она видна только сотруднику, которому администратор назначил этот интерфейс в личном кабинете.
Откроется список документов с кнопками «Документы», «Фильтр», «Создать», «Открыть» и «Закрыть»; в списке поступлений есть также кнопка «Печать этикеток» (для остальных типов документов она не отображается). Удалить документ с кассы нельзя — удаление доступно только в личном кабинете. Внизу списка отображается «Сумма:» по документам. В списке видно, проведён ли документ и выгружен ли он в общую базу (статус «Выгружен»). Кнопка «Фильтр» позволяет отобрать документы по полям «Начало периода», «Конец периода», «Контрагент», «Входной документ», «Код документа», «Сумма документа» — затем «Применить» или «Очистить». Для поступлений в фильтре доступен также список «Документ расход» со значениями «Все», «С расходом» и «БЕЗ расхода» — так можно отобрать накладные, по которым оплата поставщику уже оформлена или ещё нет. Для документов «Списание» фильтр не применяется — список списаний всегда показывается целиком.
Типы документов
Кнопка «Документы» открывает окно «Склад» с четырьмя типами:
| Документ | Для чего используется |
|---|---|
| «Поступление товаров» | Приход товара от поставщика на склад |
| «Инвентаризация» | Пересчёт остатков: сверка фактического количества с учётным |
| «Списание» | Списание порчи, боя, потерь со склада |
| «Реализация» | Расход товара со склада (акт реализации) |
Выберите тип — список переключится на документы этого типа.
Создание документа
- Нажмите «Создать» — откроется окно «Создать документ».
- Заполните шапку: для поступления — поставщика, а также «Дата:» и «Комментарий:». В шапке есть и поле «Автор:» — по умолчанию подставляется текущий сотрудник. Контрагент в поступлении подписан «Поставщик», в реализации — «Заказчик». В раскрывающейся панели «Дополнительно» доступны поля «Организация:», «Склад:», «Статья расходов:», «Тип цены:», «Входной документ:» и «Код:» (номер накладной поставщика).
- Добавьте позиции. Товар выбирается из каталога — в окне «Добавить в документ» указываются «Количество:» и сумма, для поступления — цена закупки. Если у сотрудника есть право просмотра остатков, в каталоге видна колонка «Ост.» с текущим остатком каждого товара. Кнопка «Добавить всю папку» переносит в документ сразу всю группу товаров, «Удалить товар» и «Удалить все» очищают строки. Кнопка «Из буфера» подтягивает позиции, накопленные сканером штрихкодов — см. Инвентаризация со сканером.
- Для инвентаризации есть кнопка «Заполнить по остаткам» — документ заполнится учётными остатками, останется проставить фактическое количество. В таблице видны «Учетная сумма:», «Фактическое количество:» и «Отклонение:»; флажок «Показать отклонения» оставляет на экране только расхождения. Учётные количества, отклонения и кнопка «Заполнить по остаткам» показываются только сотруднику с правом просмотра остатков.
- Для поступления флажок «Наценка» включает переоценку: в окне позиции появляются поля «Наценка %:», «Округление:», «Новая цена:» и «Текущая цена:», а в таблице — колонки с текущей и новой ценой и итог «Сумма по новым ценам». В окне позиции поступления есть также флажок «Возврат товара» — так оформляется возврат поставщику: количество и сумма строки становятся отрицательными и уменьшают приход. Кнопка «Печать» в окне позиции сразу печатает этикетки на принятый товар — по одной на каждую единицу из количества позиции, с выбором принтера и типа этикетки («Стандартная», «Старая\Новая цена», «Уменьшенная»). Кнопка «Расход денег из кассы» позволяет оформить оплату поставщику — но только по уже сохранённому документу; нужно право на изъятие денег, а в шапке должен быть выбран поставщик (иначе — «Клиент не выбран!»). После оплаты итог документа отображается в поле «Сумма/Оплачено:»; при повторном нажатии касса спросит: «По данному документу уже был проведен расход, хотите провести повторно?».
- Нажмите «Сохранить». Флажок «Провести» рядом с кнопкой определяет, изменит ли документ остатки: сохранённый без проведения документ — черновик, проведённый — списывает или приходует товар. Документ уходит в общую базу и появляется в личном кабинете.
Интернет для сохранения не обязателен: документ сохраняется локально на кассе и выгружается в общую базу в фоне при синхронизации — после выгрузки в списке появляется статус «Выгружен». Без интернета не работают только кнопка «Из буфера», создание товара и поиск в глобальной базе.
В реализации и списании касса контролирует остатки: если на торговой точке включён запрет отрицательных остатков, позицию с количеством больше остатка добавить не получится — появится сообщение «Не хватает товара на складе в количестве …».
Кнопка «Печать этикеток» в списке документов поступления печатает этикетки на товары из выбранного документа — подробнее в статье Печать этикеток и фасовка.
Складские документы с экрана продажи
Четыре документа можно создавать, не заходя в складской раздел, — прямо из режима продаж. Кнопки включаются в настройках кассы галочками «Заявка на склад (кнопка в режиме продаж)», «Акт комплектации (кнопка в режиме продаж)», «Документ перемещения (кнопка в режиме продаж)» и «Документ списания (кнопка в режиме продаж)». Наберите позиции в счёт как при обычной продаже и нажмите нужную кнопку:
- «Заявка» — заявка на склад по позициям счёта; касса подтвердит «Заявка на склад создана!» и распечатает документ.
- «Акт комплектации» — собирает из позиций счёта товар-комплект: откроется окно создания нового товара (цена уже равна сумме счёта, штрихкод генерируется автоматически), затем касса спросит количество комплектов и после создания документа предложит напечатать этикетки на новый комплект. Сообщение об успехе — «Акт комплектации создан!».
- «Списание» — списывает набранные позиции со склада точки («Документ Списание создан!»).
- «Перемещение» — перемещает набранные позиции между складами: откроется окно с полями «Из склада:» и «В склад:» («Документ Перемещение создан!»).
Для всех четырёх кнопок нужен интернет — без связи касса сообщит об отсутствии интернет-соединения и документ не создаст. Кнопки не работают, если счёт пуст, уже распечатан или оплачен. После создания документа счёт очищается.
Создание товара с кассы
Если товара ещё нет в каталоге, его можно завести прямо из документа кнопкой «Создать товар». Заполните «Наименование:», «Цена:», «Ед. измерения:», «Папка:», при необходимости «PLU код:», «Штрих-код:» и «Дополнительные штрих-коды:». Для товара на развес включите флажок «Весовой» (о весах — в статье Весы и штрихкоды), для маркированного — «Запрашивать марку»; есть и поле «Национальный код:». Штрихкод можно не придумывать: кнопка рядом с полем «Штрих-код:» генерирует уникальный код (формат EAN‑13) и проверяет его по общей базе; при сбое появится сообщение «Не удалось сгенерировать ШК». Кнопка «Поиск товара в глобальной базе» ищет карточку по штрихкоду в общей базе товаров — название и данные заполнятся сами. После «Сохранить» касса подтвердит: «Товар добавлен». Для создания товара нужна связь с сервером — без интернета касса сообщит, что создание невозможно.
Частые проблемы
- «В торговой точке не указан склад, сохранение документа невозможно!» — торговой точке не назначен склад. Администратор указывает склад в настройках точки в личном кабинете.
- Касса не даёт сохранить документ — проверьте, что в панели «Дополнительно» выбраны склад и организация, а для поступления указан поставщик.
- «Недопустимое значение в поле "Количество". Введите число.» — в количестве допустимы только цифры; клавиша Escape отменяет ввод в ячейке.
- «ШК уже есть в базе!» / «PLU уже есть в базе!» — при создании товара указан штрихкод или PLU, который уже занят другой карточкой.
- Нельзя оформить расход денег — кнопка «Расход денег из кассы» работает только по сохранённому документу: сохраните его и откройте снова («Нельзя создавать расход в новом документе!»). Также проверьте, что в шапке выбран поставщик (иначе — «Клиент не выбран!») и что у сотрудника есть право на изъятие денег — без права кнопка не срабатывает.
- «Не хватает товара на складе в количестве …» — в реализации или списании указано количество больше остатка, а на точке включён запрет отрицательных остатков. Уменьшите количество или сначала оформите приход.
- На экране продажи нет кнопок «Заявка», «Акт комплектации», «Списание», «Перемещение» — включите соответствующие галочки «… (кнопка в режиме продаж)» в настройках кассы.
- Нет плитки склада в главном меню — сотруднику не назначен интерфейс складских документов; это делает администратор.
FAQ
Чем «Сохранить» с флажком «Провести» отличается от простого сохранения?
Без проведения документ сохраняется как черновик и остатки не меняет. С флажком «Провести» поступление приходует товар, а списание, реализация и инвентаризация корректируют остатки. Черновик можно открыть позже и провести.
Документ создан на кассе — увидит ли его администратор?
Да. Сохранённый документ выгружается в общую базу (в списке — статус «Выгружен») и доступен в личном кабинете наравне с документами, созданными там.
Где посмотреть текущие остатки перед инвентаризацией?
На кассе есть отчёт по остаткам — см. Остатки на складе. В самой инвентаризации учётные количества подставит кнопка «Заполнить по остаткам».
Можно ли принять товар сканером штрихкодов?
Да: отсканированные позиции накапливаются в буфере, а кнопка «Из буфера» переносит их в документ — см. Инвентаризация со сканером.
Можно ли создавать складские документы без интернета?
Да — документы раздела «Складские документы» сохраняются локально и выгружаются в общую базу при появлении связи (после выгрузки — статус «Выгружен»). Интернет обязателен только для кнопки «Из буфера», создания товара, поиска в глобальной базе и документов, создаваемых с экрана продажи.
Почему в документе не видны остатки и учётные количества?
У сотрудника нет права на просмотр остатков. Без этого права скрыты колонка «Ост.» в каталоге товаров, учётные количества и отклонения в инвентаризации и кнопка «Заполнить по остаткам». Право выдаёт администратор в личном кабинете.